公文处理培训

公文格式与公文处理2015-10-31依据：1．《党政机关公文处理工作条例》（2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发该条例，自2012年7月1日起施行）2．《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012，2012年6月29日发布，2012年7月1日实施）一、公文概述二、公文格式三、行文规则四、公文处理公文格式一、公文概述（一）公文的含义▲公文，是公务文书的简称，有广义和狭义之分。▲广义的公文，指党政机关、社会团体、企事业单位在公务活动中形成并使用的各类应用文书。▲狭义的公文，《党政机关公文处理条例》（中办发〔2012〕14号）规定，党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。（二）公文的法定文种2012年4月6号颁布的《党政机关公文处理工作条例》（中办发﹝2012﹞14号）规定党政公文的法定文种共计为15个：决议；决定；命令（令）；公报；公告；通告；意见；通知；通报；报告；请示；批复；议案；函；纪要。公文种类决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布实施重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。公报：适用于公布重要决定或者重大事项。(二）公文种类公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知事项。意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。(二）公文种类报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。请示：适用于向上级机关请求指示、批准。批复：适用于答复下级机关请示事项。议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。（二）公文种类函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。讨论：近似文种辨析二、公文格式公文格式，一般由公文的文面格式、用纸格式和排印装订格式三大部分组成。公文文面格式党政机关通用公文的文面格式由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明（附件名称）、发文机关署名、成文日期、印章、附注（印发传达范围）、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等18个要素组成。（一）版头部分：公文首页红色分隔线以上的部分。包括：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线。公文文面格式要素划分公文版头示意图1.份号涉密公文应当标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，编虚位补齐，即第一份公文份号编为“000001”，不应编为“1”或“01”。如“№000015”。2.密级和保密期限如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行。绝密★30年，机密★20年，秘密★10年。3.紧急程度如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角，密级和保密期限下方。紧急公文标注特急、加急；紧急电报分别标明特提、特急、加急、平急。（一）版头部分4.发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。（一）版头部分4.发文机关标志发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。（一）版头部分5.发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布或左下方。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。平行文或下行文的发文字号居中编排。（一）版头部分6.签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。上行文行当标注签发人姓名。（一）版头部分（二）主体部分：是公文最主要的部分。公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分。包括：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件公文文面格式要素划分1．标题由发文机关名称、事由和文种组成，用2号小标宋体字，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。（二）主体部分2．主送机关编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。（二）主体部分3．正文：公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。（二）主体部分4．附件说明如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。（二）主体部分5．发文机关署名署发文机关全称或规范化简称。（1）加盖印章的公文，成文日期一般右空四字编排。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名；联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，上下并排，等距撑开，长度相同。（二）主体部分XXXXXXXXX2012年X月X日7．印章公文中发文机关署名的，应当加盖发文机关印章；有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。（二）主体部分（二）主体部分8．附注：公文印发传达范围等需要说明的事项。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。9．附件：公文正文的说明、补充或者参考资料。（二）主体部分（三）版记部分：公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。包括：版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期、页码。公文文面格式要素划分1．版记中的分隔线版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。（三）版记部分首末两条粗线，中间细线，最后一条与正文边框重合2．抄送机关除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关。如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。（三）版记部分3．印发机关和印发日期公文的送印机关和送印日期。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。翻印的文件，在印发机关和印发日期下标注翻印机关和翻印日期，格式相同。（三）版记部分4．页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。（三）版记部分信函格式：发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。发文机关标志下4mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm处印一条红色双线（上细下粗）。发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，首页不显示页码。版记不加印发机关和印发日期、分隔线。命令（令）格式：发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为20mm，推荐使用红色小标宋体字。纪要格式：纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用红色小标宋体字。标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。公文的特定格式三、行文规则行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。行文关系根据隶属关系和职权范围确定。按发文机关数量分，有两类：单独行文、联合行文。公文行文一般有三种方向、四种方式。三种方向：上行文、下行文、平行文四种方式：逐级行文、多级行文、越级行文、直接行文。试分析以下行文是否规范？常见错误：1.发文没有必要，缺乏实效。2.越级行文。3.上行文主送多个上级机关，或抄送下级机关。4.对下级机关的请示事项，确需以本机关名义向上级机关请示时，没有提出倾向性意见，而是将原文转报上级机关。5.一个请示中有多个请示事项，或在报告等非请示性公文中夹带请示事项。6.对不是上级机关负责人直接的交办事项，以本机关名义向上级机关负责人报送公文。7.一般部门，在未经本级党委、政府授权或同意的情况下，向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。8.涉及多个部门职权范围内的事务，行文时，部门之间未协商一致。9.除办公厅（室）外的部门内设机构，对外正式行文。四、公文处理公文处理工作，《条例》中第四条作出了十分明确的规定，指公文的拟制、办理、管理等系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理工作内容一般来讲包括三个方面：一是文件的制发，如文件的撰写、核稿、签发、复核、缮印、用印、登记、封发等。二是收文的处理，如签收、登记、审核、分办、拟办、批办、传阅、承办、催办等。三是文件的管理，如平时归卷、年终立卷、查阅、归档等。公文处理程序示意图⑴起草公文拟制　⑵审核　　　　　⑶签发⑴签收⑵登记⑶初审收文办理⑷承办⑸传阅公文处理⑹催办⑺答复公文办理⑴复核⑵登记发文办理⑶印制⑷核发⑴根据档案法律法规、收集齐全整理归档⑵联合行文、主办归档公文管理专门文秘部门或专人管理、密(级)件管理(文件汇编)公文撤销、废止、公文清退、销毁，新设立机关发文立户公文处理的基本要求根据《条例》第五条规定要求，“公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则”，做到准确、及时、安全、保密。1.及时、迅速，不拖拉、不积压。在制文、办文上实行“一二三四”制度。2.准确、周密，办文要保证质量。3.集中、统一，办文要力求规范。4.安全、保密，确保不丢不失。机要文件在做到“四个一”.公文办理公文办理包括：收文办理、发文办理和整理归档。《条例》主要从运转角度，以流程为主线阐述公文办理相关内容。指出下述文书处理程序中的错漏之处,并提出改进意见。思考题思考：请问该文在办理过程中存在问题吗？（一）收文办理收文办理主要程序包括7个环节：签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复。（二）发文办理发文办理主要程序包括4个环节：复核、登记、印制、核发。（三）整理规档公文办理1．签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。2．登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。公文登记的内容主要包括：编号、收文时间、来文单位、来文号、标题、密级、紧急程度、主送单位等。要详细记载收文的经办过程，便于工作中查询。登记不是一次完成，边办边登，多环节登记。（一）收文办理3．初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求等。行文规则常见问题有：未经协商就报文；已协商未达成一致意见且没有说明情况就报文；多个机关联合行文未会签完毕就报文等。文种、格式常见问题有：该用“请示”的用了“报告”；主送、抄送机关标注不规范；上行文未标注“签发人”；主附件分离，附件不全；缺页、错页、中间有空白页；印制歪斜，等等。4．承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。拟办是文秘人员在对办件认真分析研究后，提出书面办理意见报机关负责人审核决策。5．传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。传阅分三种情形：专传、送阅、送批专传：对于保密要求特别严格的公文，可以采用专传的方式，即指定专人负责将公文在规定时间内送机关有关负责人阅批完毕。正传：按阅批人排序由前往后依次传阅，一般多用于阅知类公文。倒传：按阅批人排序由后往前依次传阅，一般多用于请示类公文。传阅工作中的注意事项：一要随时掌握公文传阅去向和进度。二要控制公文传阅周期（时间）。三要严格公文传阅范围。四要减轻机关负责人阅文负担（先摘编）。五要确保传阅安全保密。六要适时将已传阅完毕的文件收回归档。6．催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。催办区分情况适时催办，跟踪催办，重点催办，定期催办。7．答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。　1.登记部门一收（转）了之　2.承办部门一推（拖）了之收文办理常见错误发文办理主要程序包括4个环节：复核、登记、印制、核发。各环节要循序渐进、步步推进，不能随意漏了某个程序，也不能乱了程序、顺序颠倒。如先签后核，会造成公文“倒流”。（二）发文办理1．复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。审批手续包括两方面：一是审批权限是否准确。二是审批的机关负责人有无遗漏。2．登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。基本要求：复核后的公文，应在发文登记本或计算机系统中认真详细记载发文登记的内容，包括发文字号、标题、密级、紧急程度、签发人、主送单位、成文日期、分送范围、印发日期、印制份数等。3．印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。确保质量。确保时效。确保安全保密。4．核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。认真检查成品文件质量。准确及时分发成品文件。1.起草文件时一抄了之2.送签文件时一急了之3.审核文件时一签了之4.文件印发后一发了之发文办理常见错误《条例》规定：“需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档”。（三）公文整理归档在准确掌握归档范围的同时，还要准确掌握不需要归档的范围。“两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼任职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档”。（三）公文整理归档系统整理整理方法：装订；分类；排列；编号；编目；装盒移交归档在移交之前，拟移交案卷的质量要经过档案部门检查验收。完成了移交工作，公文就正式转化为档案。（三）公文整理归档公文管理是指以安全保密和充分发挥公文效用为目标，在公文形成、传递、运转、存储、利用、整理归档、清退销毁等环节中所进行的规划、组织、控制、监督、保管、整理、统计、提供服务的职能活动。公文管理贯穿于公文处理工作全过程，是公文处理工作的重要保障。五、公文管理1.统一管理统一管理要求公文由文秘部门或者专人管理。主要表现在收文发文归口管理、统一公文处理制度规范、统一公文运转程序、统一审核用印、统一整理归档、统一清退销毁等方面。（一）公文管理基本要求2.安全保密《条例》规定，设立党委（党组）的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。3.有效利用4.完善制度《条例》规定：“公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。（二）公文密级管理1.绝密级国家秘密载体应当在符合国家保密标准的设施、设备中保存，并指定专人管理；2.未经原定密机关、单位或者其上级机关批准，不得复制和摘抄；3.收发、传递和外出携带，应当指定人员负责，并采取必要的安全措施；4.对接触、知悉人员要作出文字记载，禁止携带参加涉外活动或出境。（二）公文密级管理印发传达：公文发给组织，不发给个人。公文的印发传达范围应严格按照发布层次和有关规定执行。确定知悉范围有2个基本原则：一是工作需要原则。二是涉密最小化原则。（三）公文印发传达管理公开发布：1.公开发布权限。公文的公开发布实际上是变更公文的印发传达范围，必须经发文机关批准。不能将公文不涉密作为公文可随意公开的依据，凡没有标注可公开发布的，公开时必须请示。（三）公文印发传达管理公开发布：1.公开发布权限。公文的公开发布实际上是变更公文的印发传达范围，必须经发文机关批准。不能将公文不涉密作为公文可随意公开的依据，凡没有标注可公开发布的，公开时必须请示。2.涉密公文公开发布前应当履行解密程序。解密的不一定公开，但公开的一定是已经解密的。3.公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。4.经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。（三）公文印发传达管理复制汇编公文视同原件管理，复制件、汇编本要有相关戳记和密级标志。汇编后形成的涉密汇编本，按其中最高密级和最长保密期限在封面做出标志并管理。（四）翻印复制汇编管理绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者发文机关的上级机关批准。翻印件应当注明翻印机关的名称、日期。（四）翻印复制汇编管理《条例》规定：“公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效”。（五）公文撤销和废止管理1.清退清退是指文秘部门按照有关规定和要求，定期和不定期地对办理完毕的公文特别是涉密公文，进行清点、核对、收缴，退归原发文机关或由其指定的单位。下级机关报送的涉密公文，一般不予退回，由上级机关销毁或暂存备查。有重大错情的公文一经发现即由主管机关立即全部收回，下级机关不得以任何理由不退、少退或故意拖延留存。（六）公文清退销毁管理2.销毁《条例》规定：“不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文”。（六）公文清退销毁管理2.销毁《条例》规定：“不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文”。销毁范围：销毁要求：（六）公文清退销毁管理机关、单位自行销毁的，应严格执行国家有关保密规定和标准，确保涉密信息无法还原。禁止将待销公文当作废品出售。（六）公文清退销毁管理