公文写作培训课件

公文写作与处理第一节公文写作一、公文的概念、类别和功能(一)公文的概念公文是党政机关、社会团体、企事业单位和其他社会组织在公务活动中，为行使职权所制作的文件。《中国共产党机关公文处理条例》(以下简称《条例》)第二条规定：“党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。”《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)第二条规定：“行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”公文具备以下特点：(1)由法定作者制作。(2)具有法定的现实执行效用。(3)具有规范的体式。(4)履行法定的程序,违反或不执行公文规定，要负责任。(二)公文的类别1．根据具体公务活动领域的不同，可以把公文分为通用公文与专用公文两类通用公文指党、政、军机关和人民团体、企事业单位以及其他社会组织在公务活动中普遍形成和使用的公文。像通知、通报、报告、请示、函等，就属于通用公文。专用公文指在一定专业机关或专门的业务活动领域内，因特殊需要而专门形成和使用的公文。像照会、国书等就属于专用公文，是由有外交权的机关在外交领域专门形成、专门使用的。2．根据内容性质的差异，可以把公文分为：规范性、领导指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性公文等六类规范性公文，指用于规定各种必须遵守和执行的行为规范的公文，比如章程、条例、规定、制度、办法等领导指导性公文，指用于传达政令和指挥行动的公文，比如国务院对全国行政系统制发的命令、决定、指示等。公布性公文，指内容可直接向国内或国内外公开发布的公文，如通告、公告、公报等。它们的内容不涉及秘密，且不必通过组织或专业系统层层下达，可直接通过张贴、登报、广播、电视等方式使各方面周知。陈述呈请性公文，也叫陈请性公文，指向所属上级机关陈述情况、汇报工作、提出建议，请求指示或批准的公文，如请示、报告等。商洽性公文，指无传递方向限制而内容多为平等协商讨论一般事项的函件等。证明性公文，指用以介绍和证明某一组织或个人的身份使命及其他有关情况，并可作为专门凭据的公文，如介绍信、证明信等。3．根据公文涉及秘密的程度，可分为：对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密公文等六类4．根据对公文办理和传递时间方面的限制和要求，公文一般可分为：平件、急件、特急件三类平件，指无特殊时间要求需按工作常规依次传递处理的公文。急件，指内容重要并紧急需优先迅速传递处理的公文。特急件，指内容重要并特别紧急，需打破工作常规随到随优先迅速传递处理的公文。《条例》和《办法》还规定：紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。标明“特提”的电报，是最高级别的紧急公文，要求什么时间来，就什么时间处理和传递。(三)公文的功能公文的功能在于它可以打破时间和空间的限制，有效地传递权威性、凭证性的公务信息。所谓权威性信息是指对受讯者具有强制性影响的信息，其主要特点是信息的效力决定于发讯方的法定权威；信息自身具有高度的周密性、准确性。而所谓凭证性信息则是指能对事物的性质、状态提供有效凭据的信息，其主要特点是信息内容能客观真实地反映事物，具有较强的精确性和不可随意更改性。这两类信息正是公务活动特别是各种管理性公务活动所需要信息的主体，而公文恰恰在传递这两类信息中有所专长。公文的功能具体表现为它是：法律规范的重要表现形式(法律法规及其他规范均需成文)；传达领导机关意图和指导工作的主要工具之一；下情上达的基本手段；横向联系的纽带(公务机关之间协商联络的中介和桥梁)；教育激励的有效材料(权威性与真理性相结合，使有关信息的教育激励作用倍增)；印证事实和便于查考的真凭实据。二、公文的文体、结构、格式和稿本(一)公文的文体(二)公文结构公文的结构指公文的组织构造。公文结构具有规范性和相对确定性，党和国家对公文的基本构成作出了规范性要求。党的机关公文一般由17个部分组成。《条例》第八条规定：“党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。”国家行政机关公文一般由18个部分组成。《办法》第十条规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”(三)公文格式(四)公文稿本三、常用公文文种及其选用四、常用公文的写作要点(一)规范性公文的撰写1．规范性公文的含义和特点(1)规范性公文的含义规范性公文是党政机关、社会团体、企事业单位在公务活动中所形成的有法定效力和规范体系的公文，是为管理和开展各项行政工作而制定，带有规章制度性，它为行政工作提供了标准和范式。(2)规范性公文的特点①公文内容的强制性②公文所针对的问题的普遍性③公文生效程序的严格性。④公文语言运用的规范性。⑤公文效用的独立性。2．规范性公文的结构和基本写作要求(1)规范性公文的结构规范性公文的结构有以下几点：①规范性公文从总体结构上看，一般包括标题、发布或通过批准日期、内容的章节、正文几个部分。规范性公文的标题一般由内容和文种两部分组成，发布或通过批准的时间，一般注在文件的标题之下，并用括号括住。②规范性公文的正文结构一般包括：制发公文的目的、依据、范围、有关定义、主管部门、具体规范、奖惩办法、实施日期、实施程序、有关说明等。(2)规范性公文的写作要求①一致性。规范性公文的内容与形式必须与法律、其他法规、规章以及党的方针政策，上级机关与同级机关的有关规定保持一致；与自己制定的并尚有执行效用的其他有关规定保持一致；与制定机关的职权相一致；本文件的上下文之间，对同一概念的表述词语相互一致。②严密性。规范性公文结构与语言表述必须完整齐全，严谨缜密。明确地阐明约束的对象及程序、范围；清楚地交代有关职责、权利、义务的规定与时限要求；所提各项要求应有切实可行的检查衡量指标。③条理性。规范性公文的层次分明，理序顺畅，分类合理，主题突出，排列合理有序，只有维护条理性，才能保持各部分内容的系统性与连贯性，避免出现脱节现象。④简明性。规范性公文必须明确周详，便于理解、记忆和执行。以说明的表达方式为主，不讲理由、不作议论分析、不作详尽的列举和解释。文字尽量简洁精确、高度概括，言简意明，要尽量少用生僻的术语，不用令人费解的词句，便于理解。⑤稳定性。规范性公文一经公布生效就应在一定时期内都具有可行性，不能朝令夕改，变化无常。⑥连续性。规范性公文之间具有必要的继承关系。为维护这种连续性应在新文件起草中，广泛收集与查阅有关文件并认真进行分析对照。如确需以新的规定取代既有规定．直明确原有文件的废止。(二)决定、通知、通报、批复的撰写1．决定决定是使用频率较高的公文，其主要特点是兼具规范性与领导指导性。决定可针对反复发生的普遍性事务，反复适用，在较长的时间范围内规范人们的行为，可作为法律法规和制度的表现形式，但在实际工作中更多地用于记载与传达领导指导机关对重要事项或重大行动作出的决策，具有较强的政策性，是领导工作的准则。在结构格式方面与规范性文件差别明显。2．通知(1)特点通知是机关常用公文，具有多种功能，其主要特点：一是应用广泛，使用频率高；二是对行文方向的限制不严格，基本上是下行文，但也允许主送平级和不相隶属的机关；三是内容单纯，一文一事，行文简便。①颁发、转发、批转公文的通知颁发(印发)、转发、批转公文的通知的主要作用分别是，完成有关规范性公文的发布生效程序(颁发)；扩大一部分公文的有效范围并使之更加具体化(转发)；使一部分公文升格赋予其在更大范围产生效用的条件。这三种通知的正文都比较简短，最简单的形式就是指出谁，经谁批准，为何原因，根据什么，制定了一个什么公文，现将公文给谁，怎样执行。②指示性通知指示性通知指用于传达要求下级机关办理和有关单位需要共同执行的事项的通知。这种通知的发送对象虽不只是下级机关，但因其内容为更高层次机关的指示精神，因而仍具指示性。指示性通知的正文一般包括：行文的依据、目的意义；上级指示的精神及其具体化；执行要求及其有关注意事项。后两部分内容常需以分条列项的方式表达，每条的开端大都以简短文字把主要内容加以概括(主题句)，其后再予以阐述发挥，使之具体化、明确化。③知照性通知知照性通知指用于转达要求各有关方面周知(只需要知晓而不要求直接执行)的事项的通知。知照性通知的正文主要包括：形成该事项的过程、原因、根据；事项的具体内容(性质、状态)。为简化正文，有时以附件(如任免名单、公章印模、组织章程等)对事项的内容作细致交代。知照性通知所涉及的事项主要是：成立或撤销机构或组织；启用或废止公章；变更一些组织或刊物的名称；任免干部；出版发行刊物等。④会议通知为了保证预定的会议能够有准备地如期召开，多数会议均需在会前制发通知。会议通知一般应包括以下内容：会议名称、召开会议的根据与目的、会议时间、地点(报到的时间、地点)、与会人员、差旅费报销办法、与会者准备工作与注意事项、联系单位、联系人与联系电话号码等。如属规模较大的会议，还3．通报(1)特点具有教育性。通报需要运用具有代表性、倾向性的事实(事例、新颖的典型经验以及重大情况)教育干部和群众，通过表扬、批评、倡导或强调，唤起人们的警觉与注意，阐明自己的观点和意图，指导和推动工作。具有较强的时效性①表彰性通报用于表彰好人好事和介绍先进典型经验的通报，其正文主要有三方面内容：先进事迹(人物、时间、地点、过程、结果)或经验(单位及所处的客观环境条件、主要做法、规律性的认识等)；评价分析(性质、意义、经验所在及适用的条件情况，经验中的不足及其原因等)；决定事项(给有关单位或个人何种称号或其他精神的、经济的奖励)以及提出一些学习先进事迹、借鉴吸收典型经验方面的要求或号召等。②事故通报批评性通报的一种。其正文主要包括：事故的概况(时间、地点、过程、结果等)；对事故性质、原因以及后果的分析说明；提出防止类似事故的原则性要求、措施及各方面应吸取的主要教训。有时还包括对事故责任者的处理决定。③批评错误典型的通报批评性通报的一种，用以批评坏人坏事以及有关单位或个人的错误，其正文主要有这样一些内容：主要的错误事实(单位、人物、时间、地点、主要过程、结果等)；分析评价(错误性质及原因、严重后果)；对有关当事人的处理意见，以及要求各方面从中吸取的教训。有时还提出请各方面检查上报有无类似问题、汇总有关反映等方面的要求。④情况通报用以报送、传达重要情况和有关精神的通报，其正文有两种组成方式，其中一种只对有关事实作客观叙述；另一种除此外还对情况加以分析说明，有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见。4．批复(1)特点批复的主要特点是：具有法定的权威性与执行性，批复意见就是指示，下级机关务必遵守执行；具有被动性，批复是针对下级机关报送的请示事项予以明确答复，不涉及其他问题。(三)请示、报告的撰写1．请示(1)特点请示是上行文，是下级机关向上级机关请求请示或批准的文体。(3)撰写要求①观点明确，申请的理由与事项清楚具体。首先，应写明提出请示的理由，为什么要请示。应在说明必要性的同时，陈述解决申请事项所具备的有利条件及实现的可能性，为领导机关的批复提供有说服力的事实与根据，在阐述请求事项时，要根据本地区本单位的情况，提出执行和办理的具体意见，供领导机关批复时参考，在结尾处应明确提出行文的具体要求。全文应层次清楚，条理分明。②请求的内容，要求主题集中，一件请示就申请解决一个问题，以免由于内容复杂而拖延批复的时间。③应正确标注主送机关与抄送机关。一般应主送一个主管的上级机关，不要多头主接；受双重领导的机关在报送请示时应根据内容写明主送机关与抄送机关，由主送机关负责答复请求事项；除领导交办的事项外，请示不得直接报送领导者个人，也不要同时抄送下级机关。请求应按机关的隶属关系逐级报送，在一般情况下不能越级报送请示。2．报告与请示的区别：报告是陈述性公文。报告属陈述性公文，用于向领导机关反馈本机关的工作信息。总结经验教训，提出意见与建议，为领导机关制定决策和指导工作提供依据。(1)工作报告工作报告用于日常工作中根据需要或要求，向上级机关汇报工作，反映情况，答复询问，提出建议。其正文主要包括：行文的根据或概要点明公文所要涉及的情况或问题；陈述具体情况和问题并对其性质进行概要分析；建议，如没有建议则对有关工作或问题作概括总结，分析存在问题的原因，表明努力方向；结语有建议的报告提出转发建议：“以上意见，如无不当，请批转(单位)执行。”请上级指出问题的报告则为：“如有不当，请指正(示)”。其他报告则以“特此报告”“此报告”等结尾强调行文目的。撰拟工作报告时应注意：第一，报告中不能带呈请事项，不能要求上级务必给予批示。第二，应根据行文目的和上级的实际需要组织文字，突出重点情况和问题，重点讲按制度规定和上级要求汇报上级关心的新情况、新经验、新问题，淡化次要内容。第三，应及时行文．以便于上级能掌握即时信息，及时指示方向，纠正错误，解决问题。第四，对有关数字、数据的陈述务必真实、准确、全面，以免上级以此为依据制定决策时造成失误。第五，各种建议应明确、肯定、具体细致，便于实际操作实行。因为，建议一旦被采纳，报告被批转下发执行时，这些建议将升格为上级的指示事项。第六，在撰写答复询问的报告时，要注意针对性，首先要指明所针对的来文日期与来文询问的内容，然后扣住上级提出的问题明确作答，不要涉及无关的情况和问题。(2)总结报告总结报告用于在某些工作，某阶段工作结束后按照报告制度的规定或上级要求，汇报情况，对成绩、缺点、经验教训及有关工作规律作检讨分析，汇报下一步工作计划安排。总结报告的正文主要包括：工作情况，即做了什么，采用了哪些方法措施，效果怎样，有哪些成绩，存在哪些问题和不足；主要的经验体会，即对取得成绩的原因进行分析，获得对工作规律性的认识；检讨失败或失误的教训，总结其原因和规律性，探索防止或减少失误和失败的途径；下一步工作的初步规划、设想。(3)调查报告调查报告是根据调查研究的成果写成的用于揭示事物真相与规律的报告，是向领导机关反馈信息，辅助决策，核查决策，核查决策执行情况的重要形式。调查报告的正文一般包括：导语，概述调查研究的目的、时间、地点、对象范围、调查方式、结果及本文主题；调查结果，分门别类叙述有关情况的问题；研究的结果，对情况和问题的分析，得出规律性认识，进而提出解决问题的建设性意见(对策、方法、措施、步骤等)；结语，对文件内容概括总结，篇幅短的可略去此项内容。(四)函、会议纪要的撰写1．函函是公文中唯一的平行文，行政公文和党的机关公文都把函列为主要文种。函的功能：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。(1)函的特点函的特点。第一，不受作者职权范围与级别高低的制约，也不受内容繁简轻重的严格限制，灵活简便。内容也较单纯，一般一函一事。第二，由于函灵活简便，可以广泛的应用于公务联系的各个领域、各个级别层次的机关，所以在公文中函的使用频率高。第三，公函是正式公文的一种，具有法定的效用，无论是商洽公务、询问与答复问题、向有关部门请求批准，都代表着法定作者的意志与权威，传达了发文机关的决策与意图，对受文者的行为有强制性影响。2．会议纪要会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。(1)会议纪要的特点会议纪要是会议文件的一种，机关用以传达贯彻会议主要精神与议定事项，同时用以检查会议议定事项的执行情况。它的主要特点是：第一，会议纪要是对会议情况与议定事项的完整而系统的报道，一般制成于会议后期或会议结束之后，用于反映会议情况与传达贯彻会议的议定事情。第二，纪要中所记载与传达的会议议定事项，反映了主持单位和与会单位的共同意志与法定的权威性，因此对于有关的与会单位或下属单位具有约束力，如认为必要，有权要求受文单位遵守和执行。第三，纪要的性质取决于会议的内容性质与印发会议纪要的目的要求，因此它具有知照、规定、协议、指导多种性质，有汇报、交流会议信息、介绍经验、指导工作及约束执行的效用。公文处理(一)公文处理的概念和基本任务1．公文处理的概念公文处理是指对公文的撰写、传递与管理，它是使公文得以形成并产生实际效用的全部活动，是机关实现其管理职能的重要形式。2．公文处理的基本任务公文处理的基本任务是准确、及时、安全、有效地拟制、传递、处理和管理公文，以便为机关公务活动提供适用的信息，充分发挥公文的效用是公文处理的基本任务(1)拟写与制作公文。根据公务的需要和要求，对有关信息资料进行收集、加工、整理，拟稿、会商、审核、签发、缮印、校对直至用印或签署，形成正式公文。(2)传递公文。(3)办理公文。对于收文经过分办、批办、拟办、传阅、承办等工作环节，进行阅读、加工，了解或解决公文内容所针对的公务，实现公文的目的要求。(4)处置办毕公文。根据一定标准对已办理完毕的公文采取立卷归档、清退、销毁与暂存等方法进行处置。(5)管理公文。(二)公文处理的基本原则和程序(5)集中统一原则。其内涵是在公文处理活动中各级各类工作人员要接受集中统一的领导，要遵行统一的公文处理制度，一部分公文活动必须由公文处理的专门机构或人员统一进行。(6)党政分工原则。其内涵是在公文处理活动中，应明确执政党的组织与行政机构的不同责任范围，使其在各自的职责权利范围内专司其职、专司其责，以保证工作的有效进行，从实质上强化作为执政党的中国共产党的领导地位和领导作用。2．公文处理的程序公文处理程序从整体上说，是指在一个机关内部，由依次衔接、相互联系并彼此制约的一系列工作环节构成的公文处理体系。(1)发文处理程序④签发。签发是指由机关领导人对文稿批注核准发出的意见并签署姓名及日期的活动。签发是绝大多数公文生效的法定程序，文稿经履行签发手续后即为定稿，具有正式文件的效用。不经签发人同意任何人不得对其内容进行修改。⑤注发。注发是指在定稿形成后批注制发要求的活动。其作用是使签发意见进一步具体化，技术化。注发包括：明确文件的发受范围、阅读范围；标注文件的紧急程序、保密等级；规定印刷份数、印刷和发出时限；明确公文的制作与发送方式；编制发文字号；进行版式设计等。(2)收文处理的程序3．办毕公文的处置(4)立卷。将办理完毕且有查考利用价值的公文编立成为案卷。(5)归档。将编立好的案卷及案卷目录按规定的时间和质量要求移交档案部门作为档案保存和管理。