传习所丨公文处理培训

POSTSAVVINGBANKOFCHINA中国邮政储蓄银行公文处理与写作培训主讲人蒋晓敏中国邮政储蓄银行陕西省分行办公室公文处理与写作培训讲座公文处理与写作培训讲座一、公文的内涵及特点二、公文的种类三、公文要素四、行文规则五、公文写作一般要求一、公文的内涵及特点（一）公文的渊源公文，是公务文书的简称，是公务活动的产物和工具。我国现存最早的公文是殷商时代的甲骨文卜辞。《尚书》是史存最早，较为系统、完整的公文典籍。秦汉时期产生了“制”、“诏”、“敕”、“策”、“章”、“奏”、“表”、“议”等。唐宋后，又出现了“判”、“国书”、“谕”、“疏”、“剳”等公文样。明清公文在沿袭唐宋体制的基础上，又产生了“题本”、“奏本”、“照会”、“堂谕”等公文样式。一、公文的内涵及特点现代公文释义公文能够超越时空的限制，为管理提供所需的信息。现代公文是指行政机关、社会团体和企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。一、公文的内涵及特点广义公文的指称范围包括机关、团体、企事业单位的各种文件、电报、报表、会议文件、调查资料、记录、登记表册等。狭义公文的指称范围包括通用公文和专用公文。银行的公文是具有规范体式的通用公文（狭义公文）。它是指全行在经营管理和公务活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法进行经营管理和公务活动的重要工具。它具有公文的一般共性。一、公文的内涵及特点（二）公文的特点一是作者的法定性，读者的特定性。公文的起草者，是组织的代笔人。代机关立言。公文的读者是特定的受文机关或部室。二是作用的权威性。一般文章写什么，怎么写，作用，效果，较自由；而公文，具有代行法定职权的功能，对受文机关在法定的时间和空间范围内，具有强制性。必须强制执行。一、公文的内涵及特点三是效用的现实性。公文主要用于现行工作，其效用具有一定的时间性。公文是办事的工具，是管理的工具，一定要讲求实用、好用，或者有明事、咨询价值，或者有宣传、指导价值，或者有操作、执行价值，必须观点鲜明、表达准确、材料可靠、结构严谨、语言合体，不能模棱两可、似是而非。四是体式的规范性。公文的格式，必须符合总行、省分行公文处理办法的相关规定和要求。总行公文代表的是银行的法人意志。一、公文的内涵及特点五是制作的程序性。公文的形成，有严格的程序；不履行法定的程序，就无法制成公文。公文的起草、会签、签发、印制各环节都责任重大，必须严肃对待，来不得丝毫马虎懈怠。二、公文的种类银行常用的公文种类有11种，即决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。草拟公文时，应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定公文的文种。决定（一）定义适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级行不适当的决定事项。（二）特点1、权威性2、指挥性3、全局性决定应用辨析“决定”具有很强的权威性，使用时要慎重。“决定”与“通知”、“通报”一般可按下列原则区别：只有经过重要会议或领导班子研究决定的重要事项或行动，才用“决定”部署，一般性的工作安排用通知即可；有关制度办法明确规定的奖惩事项，可用“决定”行文，一般的表扬先进、批评错误，用“通报”。决策性决定主体结构写作模式公告适用于对外宣布重要事项或者法定事项。它具有以下特点：1、发文权力的限制性2、发布范围的广泛性3、题材的重大性4、内容和传播方式的新闻性我行除非遇到特别重大的事项，一般不用公告这种文种。通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。它具有以下特点：1、法规性2、周知性3、行业性通告与通知的应用辨析通告正文的写作模式批复适用于答复下级行或部门的请示事项。具有被动性、针对性、单一性、政策性的特点。批复的态度和观点必须十分明确。批复与批转性通知的应用辨析批复的写作模式意见适用于对重要问题提出见解和处理办法，具有指导性、针对性、原则性的特点。分为规划性意见、实施意见、具体工作意见、呈请性意见四大类。意见的应用辨析意见可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理，上级应当对下级报送的“意见”做出处理或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级行应遵照执行；无明确要求的，下级行可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。通知适用于批转下级行和部门的公文，转发上级行、上级机关、监管机关和不相隶属机关的公文，发布规章制度、政策规定，传达要求下级行和部门办理、执行或者周知的事项，任免和聘用人员。一般具有功能多样性、运用广泛性、指导性、时效性的特点。通知的分类通知的应用辨析“通知”是适用范围较广、使用频率较高的下行文。滥用情况：一是超越职权范围，给不相隶属的机关发文。二是混淆公文与事务文书的界限。三是不分上下左右随意发通知。通知是下行文。对平级和上级不能发“通知”。通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。具有以下特点：1.题材的典型性2.思想的引导性3.制发的时效性情况通报的写作模式请示适用于向上级行、上级机关和监管机关请求指示、批准。具有以下特点：1.期复性2.单一性3.针对性4.时效性主要分为请示指示的请示和请示批准的请示两类。请示的写作模式（一）标题由发文机关、事由、文种构成；也可以由事由和文种构成。特别要注意的是，请示和报告是两种文体，不能出现在同一个文件标题中，如请求上级机关作出答复，就要用请示，不能混淆。另外，如果某单位不是我行的上级主管机关，可以用“函”。请示的写作模式（二）主送机关请示的主送机关就是负责受理和答复请示的机关。1、请示的主送机关只能有一个。如果多头行文，很可能得不到任何机关的批复。2、只能主送上级机关，不能送领导者个人。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送请示。请示的写作模式（三）正文请示的正文由开头、主体、结语三部分构成。1.开头：主要表述请示的缘由，是上级机关批复的主要依据。2.主体：表明请示事项的部分，也是请示最核心、最重要的部分。3.结语：常见的有“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“特此请示，请予批复”等等。报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。具有以下特点：1.单向性2.陈述性3.事后性报告的写作模式（一）标题：主要内容+文种。（二）主送机关：报告的主送机关尽量要少，一般只送一个上级机关即可。报告的写作模式（三）正文1、导语●背景式导语●根据式导语●叙事式导语●目的式导语报告的写作模式主体●总结式写法：主要用于工作报告。●“情况——原因——教训——措施”四步写法：多用于情况报告。●指导式写法：多用于建议报告。报告结语：可以重申意义、展望未来，也可以采用模式化的套语收结合文。函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。主要特点有：1.平等性和沟通性2.灵活性和广泛性3.单一性和实用性函的应用辨析理解函的定义时，关键要把握“不相隶属机关”这一概念。凡是双方在行政或组织上没有领导与被领导关系、业务上没有指导与被指导关系的，都是不相隶属机关，无需考虑双方的级别大小。函的写作模式会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。主要特点有：（一）纪实性（二）概括性（三）指导性主要分为决策型会议纪要、交流型会议纪要、研讨型会议纪要三种。会议纪要的应用辨析（一）“会议纪要”与“会议记录”（二）“会议纪要”与“会议决议”（三）“会议纪要”和“会议简报”会议纪要的写作模式会议纪要的写作模式撰写会议纪要要注意以下两个问题：一是要尊重会议实际。二是要及时收集、整理会议的各种资料。三、公文要素一份完整的公文一般包括19个要素：秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发单位、印发日期。三、公文要素（一）秘密等级和保密期限1、国家秘密包括“秘密”、“机密”、“绝密”三级；要准确、规范定密，避免随意性。2、普密文件不能通过电子公文审批系统处理。3、绝密文件只能通过机要局处理。三、公文要素5、中办、国办的密码电报（绝密级）不能直接转发。机密级密码电报经中办、国办同意可以转发，但必须隐去报头。6、领导批示最好意引，不宜直接引用。7、根据来文标密级。三、公文要素（二）紧急程度紧急公文根据紧急程度可分别标明“特急”、“急件”。公文内容是决定其紧急程度的唯一要素：1、类似利率调整、会议通知、机构调整、账务处理等时限要求特别明确的事项，可视剩余时间多少确定“特急”或“急件”。2、根据来文办理的，应根据来文标注的紧急程度确定。3、上级领导、领导机关或本级领导明确要求必须立即办理的，一般应标注“特急”或“急件”。4、紧急重大情况应作为“特急”件处理。三、公文要素（三）发文单位标识俗称“红头”，如：中国邮政储蓄银行陕西省分行文件，国务院办公厅文件。函的形式只有发文单位，没有“文件”两字。（四）发文字号发文字号应包括机关代字、年份和序号。机关代字应当准确，尽量减少字数，一经确定，不要轻易更换，以免造成混乱。如：陕邮银发[2011]XX号（错）年份中应用六角括号正确形式为：陕邮银发〔2011〕XX号三、公文要素（五）签发人上行文需标识签发人姓名。三、公文要素（六）标题关于的三、公文要素（七）主送单位、抄送单位和内部发送单位1、要根据公文内容、收发文机关的隶属关系及职权范围确定主送单位。2、上行文不能多头主送，不得同时抄送下级行。3、主送单位名称一定要准确，简称一定要规范。4、需要境外机构遵照执行的，还要主送各境外机构。5、除主送单位外，需要知晓或执行的单位应列入抄送范围。6、行内发送：办公室+拟稿部门+会签部门+其他相关部门。三、公文要素（八）正文正文是公文的主体。正文一般分为事由、事项和结尾三个部分。事由和事项是正文的主体部分。事由是指发布文件的起因，主要解决的是“为什么”的问题。事项指文件要求执行或说明清楚、请求批复的事情。事项部分主要解决“怎么办”或“要干什么”的问题。结尾一般有总结式、请求式、呼应式等，要根据不同的文种来确定。总体要求是完整、明白、简洁。三、公文要素写作正文时，一般要注意行文语气合乎文种要求。文种不同，行文方式不同，行文语气也是有差别的。如上行文多用恳请、尊重的语气；平行文多用协商、谦和的语气；下行文多用严肃、平和的语气。三、公文要素（九）附件说明及附件一般文件有附件的都要在正文下空一行，把附件1、2、3都列出。如附件是转发或印发，文件本身就是为转发或印发这个附件，附件就不必再列出了。如：附件：1.7月份资产负债表2.利润表（十）成文日期成文时间就是公文的法定生效日期。成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。三、公文要素（十一）印章公文除会议纪要和以电报形式发出的外，都应加盖印章。无印章的公文不生效。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都要加盖印章。加盖印章要骑年盖月，端正、清晰。四、行文规则（一）行文关系决定行文方向1、上行：即下级机关向上级机关行文。使用的文种主要有请示、报告、意见。2、下行：即上级机关向下级机关行文，主要用于发布命令、下达指示、布置任务、指导工作和公布规章制度等。主要文种有通知、通报、批复等。3、平行：即指同级机关或不相隶属机关间行文。主要文种是函。四、行文规则精简关键做到四点确有必要注重实效控制规格和层次少而精四、行文规则（二）必须在职权范围内行文一般情况下不得越级行文，确需越级行文的，应同时抄送被越过的机关。除办公室以外，各级行内设机构不得对外正式行文。发文不应升级(严格行发文与部发文的区别)。党政分开行文。联合行文，必须是同级机关或部门。四、行文规则（三）行文必须协商一致对涉及其他部门的事项，主办部门要主动先会签并对未采纳的会签意见作出解释说明。重要的规章制度、业务管理办法、授权文件、有条件承诺函均要会签风险合规部；涉及机构调整、人事变动的文件要会签人力资源部；会议通知要会签办公室，视频会议还应会签科技发展部；奖励类文件要会签人力资源部和计划财务部；增设调整会计科目要会签会计结算部。四、行文规则会商、会签和联合行文的原则性和灵活性会商会签联合行文文稿内容涉及两个以上部门的职权范围，发文前主办部门应当与相关部门协商，并达成共识的步骤。文稿内容涉及两个以上部门的职权范围，经会商达成共识的文稿，发文时经相关部门负责人签字确认的步骤。文稿内容涉及两个以上单位，以主管单位名义发文时，其他涉及单位为联合发文机关。此为联合行文。四、行文规则四、行文规则（四）公文不能直接报送领导者本人报送公文要坚持统一归口原则不能把领导者本人作为主抄送对象四、行文规则（五）报告中不能夹带请示事项报告中不得夹带请示事项，凡在其他文种中夹带请示事项，上级单位不予批复。五、公文写作一般要求（一）占有与加工材料公文材料是指形成公文主题和表达主题所依据的事实现象、统计数字，政策法规、领导批示等。公文材料要真实可靠、典型、生动新鲜。材料的选择和使用要注重四个环节：占有、筛选、核实、加工。其中，筛选、加工材料要围绕主题，贵在“严”，重在“新”，突出相关性、典型性、新颖性。五、公文写作一般要求严格筛选材料详尽占有材料认真核实材料合理加工材料五、公文写作一般要求（二）公文语言要准确、明晰、简朴、庄重精心辨析词义如：公文中讲到收获时常用到“成绩、成果、成效、成就”（同义词）基本意义一样，但分量上和侧重点不用。成绩：工作或学习取得的具体收获成果：事业中取得的较大的收获，”劳动取得了丰硕的成果”成效：侧重效果、功效，“我们研发的新产品，对拓展市场很有成效”成就：事业上取得很大的成绩，“邮储银行事业的大发展”五、公文写作一般要求“截止”和“截至”截止：事情到此已经结束，没有下文了截至：事件到某一时刻，但还没有结束截至=截止到、截止于的意思如：”报名时间从7月1日开始，于7月31日截止。截至7月22日，已有10人报名。“五、公文写作一般要求（三）常见问题文种缺失或不当原标题：转发中国人民银行等单位关于进一步做好金融服务支持重点产业调整振兴和抑制部分行业产能过剩的指导意见修改为：↘文种或意义重叠原标题：转发《银监会办公厅关于防范创业投资企业涉嫌非法集资风险提示的通知》的通知修改为:原标题：关于申请更换ATMPOS银联前置主机的请示修改为：↘五、公文写作一般要求内容表述不准确原标题：关于网上支付业务授权的通知修改为：关于授权各一级分行开办网上支付业务的通知↘标题过长（标题字数应控制在40字以内）原标题：转发财政部、中国人民银行、银监会……关于XX的意见的通知五、公文写作一般要求（四）常见错误首次引用公文，标题后未注明文号↘引用发文字号错误↘引用标题不全或有误↘未注明引用文件的发文机关应为：发文机关+《文件标题》+（发文字号）。其中文件发文字号年份外的括号为六角符号。五、公文写作一般要求以行办名义下发的非办公室职权范围内的事项，没有经本级行同意的字样。↘印发、办法、公布错用。应为印发制度、办法、规定等；公布发了法规；发布决定、命令。↘正确使用全称和简称。1.首次出现应使用全称或规范化简称；2.首次出现可确定之后的简称，其后全文简称应统一；4.全文仅出现一次的，不需在首次出现确定简称。↘行政公文中领导的提法。领导姓名+职务+同志，应去掉同志。五、公文写作一般要求相对统一原则：十以上的具有统计意义的数字应使用阿拉伯数字，全篇数字最大不超过十，也可使用汉字，但应整篇保持一致。↘百分数：3-6﹪不规范，应为3﹪-6﹪。↘时间概念：（1）涉及上个世纪的，要规范为XX世纪XX年代，不直接说年代；（2）年份不能省略，如2008写为08；年份、月份不说今年、明年、去年。如公文落款是2008年，那文种的去年应改为2007年。↘数字增减词语：数额用增加、减少；幅度用增长或降低。↘含的用法：500人（含）以上，应改为500人（含500人）以上。↘数字矛盾：数字打架；统计口径不一致；数字书写不统一；4位及以上数字为用千分撇隔开。↘数值模糊两头：如接近30﹪以上、近200人左右。五、公文写作一般要求（五）拟稿人职责1.拟稿人自己校对，一般公文1-2遍，重要公文核3次。2.校对的内容：（1）检查是否有错别字、漏字、重字，标点符号是否正确，层次序号是否有跳号问题。（2）对照校对稿与发文稿纸和定稿，检查校对文稿的文件要素（发文机关标识、标题、发文字号、成文日期、主抄送是否有重复、是否有联系人、联系电话、附件顺序、附件标题与附件说明是否一致、文稿内容格式等）是否齐全。（3）检查校对稿与定稿的意思是否一致；检查行领导签发稿与最终文件是否一致。谢谢大家！http://www.psbc.com中国邮政储蓄银行进步与您同步