第二章公文

第二章公文◎学习目标了解公文的概念、种类和特点掌握公文中几个文种的结构、内容要素、写作要求及注意事项，了解几个文种的区别学会拟写相应的公文文种教学内容一、公文◎概念公文是办理公务的文书，是党政机关、企事业单位、社会团体在行使管理职权、处理日常工作时使用的具有法律效力和规范体式的文书。◎作用1.颁布法令、法规的作用2.指挥管理作用3.交流信息作用4.宣传教育作用5.商洽协调作用6.凭证依据作用教学内容◎分类13种行政公文，按行文关系可分为三大类：1.上行公文。发往上级机关的公文，如请示、报告等。2.平行公文。发往平级或不相隶属机关的公文，如议案、函、会议纪要等。3.下行公文。发往下级机关的公文，如命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、批复、意见等。教学内容公文的特点。1.政策性2.权威性3.实用性4.可靠性5.定向性6.规范性7.时间性教学内容二、通知◎概念通知是一种传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或共同执行的事项，批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，任免和聘用干部时使用的一种公文。◎特点通知具有如下特点：1.广泛性。2.双重性。3.时效性。教学内容◎分类根据性质和使用范围的不同，通知可分为批转或转发性通知、指示性通知、发布性通知、会议性通知和任免性通知等。教学内容◎内容要素通知一般由标题、主送机关、正文、附件、发文机关和日期构成。1.标题。由“发文机关＋事由＋文种”组成2.主送机关。顶格写在标题之下正文之前。3.正文。由开头、主体和结尾三部分组成。开头主要交代通知缘由、根据；主体说明通知具体事项；结尾提出执行要求。4.附件。写清附属公文正文的材料。5.发文机关。重要的通知需要发文机关盖章。6.日期。写在发文机关下方，采用规范的大写数字。教学内容◎写作要求及注意事项1．通知的事项不仅要具体明确，还必须符合客观实际，语言要准确简洁，行文要条理清晰，以便于受文者正确理解通知精神。2．一份通知只能说明一件事，不能同时表述多件事情。3．通知的撰写、传递要及时、快捷，不可拖沓，以免影响公务的执行和办理。4．要注意公文通知与日常通知的区别。教学内容三、报告◎概念报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议以及答复上级机关询问的陈述性公文。◎特点1．内容的真实性。2．表述的概括性。3.行文的单向性。4．沟通的双向性。教学内容◎分类根据内容、性质和功用的不同，报告可分为工作报告、情况报告、建议报告、答复报告和报送报告等。教学内容◎内容要素报告一般由标题、主送机关、正文、发文机关和日期构成。1.标题。由“发文机关＋事由＋文种”构成。2.主送机关。是发文机关的直属上级机关。3.正文。由开头、主体和结语组成。（1）开头即导语：交代报告的缘由和根据，或说明报告的目的、意义、根据和主旨。（2）主体：一般包括两方面内容，一是工作情况及问题，二是进一步开展工作的意见。（3）结语：报告的种类不同，一般都有不同的专门用语。4.发文机关。正文右下方署上机关单位名称或主要负责人姓名，加盖单位公章或主要负责人印章。5.日期。采用规范的大写数字。教学内容◎写作要求及注意事项1.主旨鲜明，重点突出。2.材料要真实，要遵循实事求是的原则。3.坚持一文一事，注重实效。4.严格使用文种，尤其应当注意不要与请示混用。教学内容四、请示◎概念请示适用于向上级机关请求指示、批准，是下级机关向上级机关或主管部门请求对某项工作或某个问题做出指示、答复或者批准时使用的祈请性的上行公文。◎特点1.一文一事性。2.事前行文性。3.请求批复性。4.行文单向性。教学内容◎分类根据行文目的，可将请示分为指示性请示、批准性请示、批转性请示三类。教学内容◎内容要素请示由标题、主送机关、正文、附件、发文机关和日期、附注构成。1.标题。由“发文机关名称＋事由＋文种”构成。2.主送机关。只能是一个上级主管机关。3.正文。正文一般由开头、主体和结语构成。（1）开头：交代请示的缘由，原因要客观具体，理由要合理充分，（2）主体：说明请示事项，要具体、明确，以便上级机关明确批复。（3）结语：写明请示要求，多用祈请式语句，如“当否，请批示”、“特此请示，望批复”等。4.附件。请示的附属材料，位置在正文隔一行、前空两格、署名上边。5.发文机关。请示单位和日期应写在请示用语之下，加盖单位公章。6.日期。规范的大写数字。7.附注。指对正文的某些内容或有关事项、要求的注解与说明，在日期下一行、前空两格。教学内容◎写作要求及注意事项1.请示必须遵循一文一事的原则，以便上级机关及时答复。2.请示必须事前行文，不可事后行文。3.必须按级请示，不能越级行文。如有特殊情况，需要越级请示，也应当抄送直属的上级机关。4.不能多头请示，不能主送领导者个人。5.用语要谦恭，通常用习惯用语作结。教学内容五、批复◎概念批复是一种适用于答复下级机关请示事项的公文，是应下级机关来文的请求而行文。没有下级机关请示，上级机关就不能、不必和不该批复。批复属于下行文，是被动行文。◎特点1.行文的被动性。2.内容的针对性。3.效用的权威性。4.态度的明确性。教学内容◎分类根据内容、性质的不同，批复可分为审批性批复和指示性批复两种类型。教学内容◎内容要素批复由标题、主送机关、正文、附件、发文机关和日期构成。1.标题。由“发文机关名称＋事由＋文种”构成，一般要标明发文字号。2.主送机关。指与此批复相对应的请示的来文机关。3.正文。主要说明批复事项，一般由引语、主体和结语三部分组成。（1）引语。引述下级机关请示来文作为批复依据，要简明扼要。（2）主体。说明批复的具体事项，针对下级机关请示的问题和事项给予明确具体的指示，表明肯定或否定的态度。（3）结语。批复内容的收尾，常用“此复”、“特此批复”等专门用语作结束语，有时也可省略。4.附件。批复如有附属材料，在日期下方标明。5.发文机关。写明批复机关单位全称，加盖公章。6.日期。写明规范化大写日期。教学内容◎写作要求及注意事项1．批复的态度要鲜明，语气要肯定。2．要有指导性。3．注意行文的针对性。4．批复要一文一批。5．时间要及时。教学内容六、函◎概念函是公函的简称，适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。◎特点1.使用的广泛性。2.行文的多向性。3.用语的谦敬性。教学内容◎分类按照内容的不同，函可分为商洽函、问答函、请批函、告知函等。教学内容◎内容要素公函一般由标题、主送机关、正文、发函机关名称和日期构成。1.标题。由“发函机关名称＋事由＋文种”构成2.主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称。主送机关只能写一个，即请求给予答复或批准的机关。3.正文。一般由开头、主体、结尾构成。（1）开头。主要写明发函的缘由。（2）主体。函的核心内容部分，主要写明询问、商洽、请求或答复的事项。（3）结尾。礼仪性语言，一般用“此复”“特此函复”等作结。4.发函机关名称。写明发函机关单位全称，加盖公章。5.日期。使用规范的大写数字。教学内容◎写作要求及注意事项1.行文简洁明确。2.用语要把握分寸。3.函有时效性的问题，特别是复函应该迅速、及时。4.注意公函和私函的区别。公函谈公务，主要内容常用标题揭示；而一般私函谈的是个人私事，无标题。5.注意批复和复函的区别。6.要注意请批函与请示的区别。批复和复函的区别。（1）行文关系不同。批复是上级机关向下级机关答复用文，属下行文。复函一般是向不相隶属机关答复用文，属平行文。（2）行文内容有差异。批复大多是对重大原则和政策性问题做出批示、答复。复函多用于对一般事项的回复。请批函与请示的区别。请批函与请示都有“请求批准”的意愿，但二者适用对象不同。请示的适用对象是有隶属关系的直接上级，属上行文。请批函的适用对象是无隶属关系的主管或有关部门，属平行文。所谓有关部门，指对请批的事项有决定权和批准权的部门。教学内容七、会议纪要◎概念会议纪要是一种记载和传达会议基本情况或主要精神、议定事项等内容的规定性公文。◎特点1.内容的纪实性。2.内容的概括性。3.称谓的特殊性。教学内容◎分类根据会议类型的不同，会议纪要可分为工作会议纪要、研讨会议纪要和座谈会议纪要等类型。教学内容◎内容要素会议纪要由标题、正文、发文机关、日期和文尾构成。1.标题。由“发文机关＋会议名称＋文种”构成。2.正文。由导言、主体和结尾构成。（1）导言。概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、参加人员、主要议程、会议形式、会议议题以及会议的主要成果。（2）主体。是会议纪要的核心内容，包括会议所讨论、研究的问题，对过去工作的评价及会议所做出的决定。（3）结尾。向受文单位提出希望和要求。3.发文机关。写明召开会议的机关单位名称。4.日期。在署名之后写上日期，一般是会议通过的时间或领导人签发的时间。5.有的会议纪要还有文尾，按公文要求注明抄送范围。教学内容◎写作要求及注意事项1.详尽占有材料。2.要突出重点。3.会议纪要报送上级时，会议主办单位需另拟一份报送报告，与会议纪要一并报上。4.注意与会议记录的差别。会议纪要与会议记录的差别。会议纪要以会议记录为基础和依据，表现会议的主要内容。会议记录则是如实记录。会议记录只作为机关单位内部存查使用的文书，不对外公布，会议纪要则在一定范围内公布传达，作为正式行政公文使用。教学内容◎习题练习参考答案◆知识巩固题一、选择合适的文种名称填在横线上。1.通知2.会议纪要3.函4.批复5.报告6.请示二、判断题1.（√）2.（×）3.（×）4.（√）5.（√）6.（√）7.（√）8.（√）9.（×）10.（×）◆技能训练题（答案略）几个相近文种的区别请示与报告的区别：1．性质不同请示是请求性公文，要求上级机关给予批复的，侧重于提出问题请求指示、批准，结尾带有明显的期复色彩。报告是陈述性公文，用于反映情况，汇报工作，向上级机关提出意见或建议，不要求批复，若有答复，一般也是以批转的形式答复。2．行文时间不同请示必须事前行文，不能“先斩后奏”。而报告的行文时间较为灵活，事前、事中或事后都可行文。3．内容含量不同请示只能“一文一事”、“一事一请”，内容简洁明了；报告可一文一事，也可以一文数事，内容含量较大，篇幅较长。4．惯用尾语不同请示的尾语带有明确的请求性，如“以上请示当否，请批复”。报告的尾语一般用“特此报告”、“以上报告，如有不当，请指正”等。公函和私函（信）的区别1.公函是行政公文，谈公务，由党政机关、企事业单位处理公务时使用，主要内容常用标题揭示；一般私函谈的是个人私事，是人民群众处理个人事务时使用，无标题。2.公函由党政机关、企事业单位团体制发，内容庄重严肃，用公文的格式处理，一事一函；私函一般由个人制发，内容比较随意、广泛，用一般的书信体格式书写。批复和复函的区别。（1）行文关系不同。批复是上级机关向下级机关答复用文，属下行文。复函一般是向不相隶属机关答复用文，属平行文。（2）行文内容有差异。批复大多是对重大原则和政策性问题做出批示、答复。复函多用于对一般事项的回复。请批函与请示的区别。请批函与请示都有“请求批准”的意愿，但二者适用对象不同。请示的适用对象是有隶属关系的直接上级，属上行文。请批函的适用对象是无隶属关系的主管部门，属平行文。所谓有关主管部门，指对请批的事项有决定权和批准权的部门。会议纪要与会议记录的差别1.会议纪要以会议记录为基础和依据，对会议的主要内容及议定事项进行整理之后形成的，只需择摘要点。会议记录则是讨论发言的如实记录，属于原始资料，内容比较详细。2.会议纪要通常在一定范围内传达或传阅，作为正式行政公文使用，有的会议纪要还要求贯彻执行。会议记录只作为机关单位内部存查使用的文书，属于一般性事务文书，不对外公布，无需传阅或传达。公文报告和非公文报告的区别非公文报告常用的有社会调查报告、市场调查报告、市场预测报告、可行性研究报告、财务审计报告、评估报告、实习报告等。公文报告一般是党政机关、企事业单位团体制发，报告的事项是公务，政治性、政策性较强，是法定的行政公文；而非公文报告的制发可以是个人，也可以是单位团体制发，报告的事项既可以是公务事项，也可以是个人事务，具有较强的专业性，不属于行政公文的范畴。公文通知和日常通知的区别公文通知是国家行政机关的正式文件，内容多为重大事项或重要行为，必须严格按照公文的撰写程序、审批程序、发文程序处理。日常通知是机关里日常使用的应用文，内容多为一般性事务，由事项主管部门书写张贴即可。